Yookkan, l’outil collaboratif de gestion de projets le plus simple et le plus complet… est français !

En matière d’organisation du travail, la crise sanitaire a marqué le début d’une nouvelle ère placée sous le signe de la souplesse.

Les salariés sont devenus plus autonomes et plus mobiles. En quête de sens, ils ont imposé le télétravail comme une norme durable, quitte à alterner travail à distance et travail au bureau. Ainsi, selon une étude réalisée par BPI, près de 1 dirigeant sur 2 autorise cette pratique et 74 % envisagent de pérenniser cette organisation (source).

Car le télétravail s’impose désormais aussi comme un critère d’attractivité et de fidélisation des collaborateurs. Alors que les entreprises font face à des difficultés de recrutement inédites, près de 30 % des salariés déclarent envisager de quitter leur emploi si la flexibilité n’est pas au rendez-vous ou si un autre employeur leur en offre davantage (source).

Mais en pratique, comment procéder pour organiser simplement le travail en équipe ? Il est souvent laborieux, voire impossible, de concilier les besoins des uns et des autres, tout en gardant une vision d’ensemble permettant de suivre l’avancée du projet.

Dans ce contexte, une jeune pousse française a créé Yookkan, une solution de gestion de projets en ligne et collaborative qui facilite le travail en équipe.

A la fois le plus simple et le plus complet du marché, ce logiciel SaaS présente un autre avantage de taille : il garantit la souveraineté des données.

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Piloter plusieurs projets en mode “zéro prise de tête”

Et si travailler en équipe devenait enfin simple ? Même quand certains collaborateurs sont en rendez-vous client, d’autres chez eux et d’autres encore au bureau ou dans un espace de coworking ?

Yookkan, c’est un logiciel qui supprime tous les obstacles au travail en équipe.

En quelques clics, il est enfin possible de :

Structurer et organiser le travail : affecter les tâches entre les collaborateurs, réaliser des tableaux Kanban en toute simplicité pour identifier et prioriser les actions à mettre en place…

Simplifier la planification de projet : même les novices peuvent prendre cet outil en main très facilement, sans formation. Il suffit de suivre les étapes clés suggérées pour construire un projet via l’application.

Atteindre ses objectifs dans les délais prévus : le planning de Gantt, réalisé automatiquement, permet de visualiser toutes les actions, dates clés et actions d’un seul coup d’œil. Le planning peut aussi être modifié directement et, pour ne rien rater, les alertes et notifications sont synchronisées avec Google Agenda, iCal et Outlook.

Piloter les projets : les données majeures et les synthèses apparaissent dans des tableaux de bord automatisés. Il devient ainsi très simple de suivre l’avancement de chacun, les dépenses, les temps alloués et les risques.

Une solution qui innove en…

… alliant simplicité d’utilisation et robustesse

Accessible même aux non initiés, Yookkan intègre pourtant des fonctionnalités poussées de gestion budgétaire et de gestion des ressources : gestionnaire de tâches, planning de gantt partagé, gestion budgétaire, suivi des temps consommés, estimation de la charge de travail, macro planning multi-projets…

Il automatise aussi la construction et la mise à jour des plannings.

… offrant une réelle sécurité des données

Basée à Grenoble et à Saint-Étienne, l’équipe de Yookkan héberge les données sur des serveurs cloud parisiens (double stockage simultané) afin de garantir la souveraineté des données. Celles-ci sont cryptées et encodées de bout en bout. Et, bien sûr, le logiciel est RGPD friendly !

… permettant un usage adapté à tous les besoins

Ultra-pratique au quotidien, Yookkan peut se connecter à la demande à différents CRM. Cinq minutes suffisent pour le prendre en main et, en cas de besoin, les équipes localisées en France sont disponibles pour répondre à toutes les questions.

C’est pour cela que ce logiciel “nouvelle génération” équipe aussi bien les PME/PMI que les grands groupes, les établissements publics et les administrations dans de nombreux secteurs d’activité (informatique, production, formation, énergie, transport, santé, recherche, agro-alimentaire, conseil).

Et bientôt…

Très dynamique, la jeune pousse souhaite continuer à faire évoluer son logiciel pour continuer à simplifier le travail en équipe.

Ainsi, après une 1re version lancée en février et l’actuelle V2 commercialisée depuis septembre 2022, Yookkan va continuer à se perfectionner. L’équipe travaille notamment au développement des connecteurs, afin de communiquer avec tous les CRM et ERP clés, ainsi qu’à l’application téléphone.

En parallèle, elle compte réaliser des partenariats avec de grands groupes industriels.

À propos des fondateurs

Valérie – CEO en charge du développement commercial et des partenariats

Valérie (42 ans, 2 enfants) est titulaire d’un master de droit public et d’un master 2 de sciences politiques (Sorbonne, Paris 1).

Ancienne consultante en stratégie et organisation, elle est passionnée par l’intelligence collective. Elle a co-créé la solution Yookkan pour faciliter le travail en équipe, favoriser la communication, et rendre accessible la gestion de projets à tous.

Benjamin – CTO

Benjamin, 37 ans, est ingénieur en informatique.

Passionné d’informatique et notamment de développement web, il a co-créé Yookkan initialement pour faciliter les échanges avec ses clients et partenaires. Aujourd’hui, il travaille avec les clients de Yookkan pour identifier les fonctionnalités clés à développer pour faciliter le quotidien des équipes.

La genèse de cet outil qui réinvente le travail en équipe

Valérie a eu l’idée du concept Yookkan il y a plusieurs années, en se basant notamment sur son expérience professionnelle dans le secteur du conseil.

Nos équipes ne trouvaient pas de solutions pour coordonner des projets dont les différents acteurs se situaient dans différents services et géographiquement éloignés. Nous n’avions pas assez de visibilité sur les rôles et sur l’avancement des missions des différents partenaires.

Ses préoccupations ont fait écho à celles de Benjamin. Alors qu’il était à la tête d’une SSII, il a aussi identifié le besoin d’un outil de coordination pour mieux communiquer avec ses clients et co-traitants.

Aujourd’hui, Valérie et Benjamin souhaitent que Yookkan devienne la référence européenne en matière de logiciel de gestion de projets collaboratifs.

Pour en savoir plus

Site web : https://www.yookkan.com

Instagram : https://www.instagram.com/teamyookkan/

LinkedIn : https://www.linkedin.com/company/14064390/admin/

Coronavirus & Solidarité avec les entreprises : Beesbusy, l’outil de gestion de projet et de travail collaboratif, intègre les outils digitaux sélectionnés par le Gouvernement

Face à une crise sanitaire sans précédent et à un confinement appelé à durer, de nombreuses entreprises ont dû “improviser” la mise en place du télétravail pour leurs équipes.

Certaines utilisent les outils existants (mails, envois de documents…) pour tenter de s’organiser, mais ces solutions sont loin d’être suffisantes pour avancer efficacement sur les projets et réaliser un suivi des tâches déjà effectuées.

D’autres tentent de s’équiper d’outils digitaux adaptés, mais peinent à trouver comment embarquer toute leur équipe rapidement et simplement.

Toutes ces solutions partagent un point commun : leur capacité d’investissement est quasiment nulle en cette période inédite.

C’est pour cela que Cédric O, secrétaire d’Etat chargé du numérique, a lancé un appel à la mobilisation et à la solidarité des entreprises du numérique (source) qui a très vite été entendu.

Les acteurs du secteur se sont rapidement mobilisés pour proposer leurs solutions innovantes dans les secteurs de la santé, de l’enseignement, du travail…

Beesbusy a été sélectionné par le gouvernement et intègre la liste des outils visant à aider les entreprises pendant cette période de crise. Avec un objectif : permettre GRATUITEMENT à chaque entreprise de s’organiser, de planifier et de collaborer facilement pour faire avancer ses tâches et concrétiser ses projets.

Simple et intuitif, Beesbusy peut ainsi être utilisé par des personnes ayant des compétences variées dans la gestion de projet.

Beesbusy se mobilise pour aider gratuitement les entreprises et leurs équipes

Comment continuer, même à distance, à manager ses équipes pour avancer sur des projets en cours ou à venir ? Tout en faisant face aux nombreuses contraintes liées au confinement, les entreprises doivent continuer à avancer. Les enjeux sont énormes, et ce d’autant plus que “l’après-confinement” se prépare dès maintenant.

Or les solutions de gestion des tâches actuelles sont loin d’être satisfaisantes : soit elles sont trop simples, avec des fonctionnalités limitées, soit elles sont très élaborées mais peu intuitives donc trop complexes à prendre en main.

C’est pour aider les entreprises à relever efficacement tous les défis posés par le travail que Beesbusy leur propose gratuitement sa solution innovante durant toute la durée du confinement.

Elles vont ainsi profiter d’une solution simple, collaborative et élaborée pour :

continuer le suivi des projets et des tâches : les tâches administratives, le suivi d’un projet informatique…
et gérer aussi toutes les activités liées à la crise : le lancement d’une campagne de communication de crise, la gestion des équipes en télétravail, la réaffectation de tâches…

Comment profiter de cette offre ?

L’offre Beesbusy est valable pour les équipes de toutes tailles et sans engagement.

Pour en bénéficier, il suffit de contacter son équipe en envoyant un e-mail à cette adresse : covid@beesbusy.com

La Dream Team de Beesbusy est également disponible de façon renforcée pour répondre à toute question et aider gratuitement les entreprises qui souhaitent mettre en place un nouvel outil de télétravail.

Pour les utilisateurs occasionnels comme pour les experts de la gestion de projet

Beesbusy est le mix idéal entre plusieurs paramètres indispensables à une gestion de projet réussie :

La simplicité

Les utilisateurs débutants ou occasionnels accèdent facilement à l’application. Ils peuvent ensuite, sans se “prendre la tête”, transmettre toutes les informations utiles (commentaires, validation d’une tâche…) aux chefs de projet.

En un clic, il est ainsi possible de s’organiser pour :

gérer tout ce qu’il y a à faire : listes de tâches, répartition du travail…
planifier les projets de façon visuelle : création de tâches planifiées, déplacement des tâches, organisation du travail avec des liens et des limites, possibilité de décaler le projet en bloc en gardant sa structure, visualisation du planning dans un diagramme de Gantt..
centraliser des informations : ajout de commentaires, partage de pièces jointes, priorité et avancement de la tâche, création de réunions, paramétrage de la confidentialité…

Des fonctionnalités avancées

Les chefs de projet ont la liberté de planifier les tâches à réaliser avec une grande finesse. Ils peuvent notamment intégrer différentes contraintes (disponibilités de ses équipes, jalons…).

Ils ont ainsi accès à :

3 vues multi-projets personnalisables pour avoir une vision globale de leurs plannings : Calendriers (gestion d’équipe), Gantt (diagramme de Gantt multi-projets), Planning (le déroulé des tâches dans le temps).
La Planification et le suivi en détail des temps passés par les collaborateurs : temps prévu, temps passé, temps restant, progression….
Des tableaux de bord pour piloter l’ensemble des activités : onglet Individuel pour voir toutes les tâches à faire par catégorie (en cours, en retard…), onglet Global offrant une vision d’ensemble sur l’avancée de tous les projets, onglet Personnalisé pour créer des indicateurs précis pour le dirigeant/manager et son équipe.

Une interface modulable et lisible

Beesbusy dispose d’une interface ultra-pratique et lisible avec :

Une interface en marque blanche : personnalisation de l’espace de travail des équipes aux couleurs de l’entreprise, création d’une atmosphère uniforme pour tous les collaborateurs.
Des projets qui s’affichent en plein écran : modification et visualisation facilitée, travail sans distraction, meilleure visibilité lors des réunions.
Une organisation visuelle : création de catégories personnalisées

Une communication personnalisée

Jusqu’à présent, les solutions de gestion de projet ne proposaient aucun outil de communication et envoyaient des notifications automatiques à chaque action. Avec Beesbusy, la communication peut enfin être pilotée à la demande par les utilisateurs en fonction du contexte du projet.

Beesbusy fluidifie ainsi :

la Collaboration et le management : gestion des équipes même à distance, invitation de nouveaux membres à collaborer, gestion des accès des membres de l’équipe à chaque projet, travail avec n’importe qui et n’importe où…
la Communication : Buzz de notification, envoi d’un Buzz depuis une tâche ou un projet avec une note personnalisée, contact des collaborateurs pour leur signaler les éléments importants…
les Remerciements : valorisation de la reconnaissance au travail, félicitations ou remerciements envoyés même à distance, ajout d’une note personnalisée sur le travail accompli…

Un outil intelligent qui gère aussi les activités personnelles !

Parce que les chefs d’entreprise/de projets ont aussi une vie privée, ils ont forcément des activités personnelles à gérer en parallèle à leur activité professionnelle.

Avec Beesbusy, il devient très facile de préparer une liste de course, ne plus oublier de cadeaux à offrir, organiser son mariage ou encore suivre l’avancée de la To-Do liste afin d’être plus productif.

À propos de Geoffroy Lacour, le fondateur de Beesbusy.

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Entrepreneur et expert de la gestion de projet, Geoffroy Lacour a débuté sa carrière professionnelle en créant son entreprise en parallèle de son cursus universitaire à l’Université Paris Dauphine.

Il a ensuite travaillé dans le domaine du conseil et dans la refonte des systèmes d’information.

Passionné par la gestion de projet depuis plus de 20 ans, il a testé de nombreux outils mais n’a jamais trouvé de solution simple, collaborative avec des fonctionnalités avancées permettant de faire collaborer à la fois des utilisateurs débutants, occasionnels et des experts.

C’est pourquoi en 2017, Geoffroy Lacour a décidé de créer Beesbusy pour permettre au plus grand nombre de faire aboutir leurs projets dans de bonnes conditions de partage et de succès.

Il souligne :

En tant que consultant et entrepreneur pendant près de 20 ans, j’ai fait le constat que de nombreux projets n’aboutissent pas à cause d’un manque d’organisation, de visibilité et de coordination. J’ai essayé de trouver un outil répondant à ces problématiques mais je n’ai jamais découvert de solution satisfaisante, à savoir : un outil simple, intuitif, collaboratif et proposant des fonctionnalités avancées. J’ai donc décidé de le créer !

Beesbusy est actuellement la seule application à proposer nativement la gestion des projets professionnels et/ou personnels. En perpétuelle évolution, elle s’appuie sur les retours de ses utilisateurs pour s’améliorer et proposer régulièrement de nouvelles fonctionnalités.

Pour en savoir plus

Site web : https://www.beesbusy.com/

Facebook : https://www.facebook.com/BeesbusyApp/

LinkedIn : https://www.linkedin.com/company/beesbusy

Contact Presse

Maëlle Thibaud

E-mail : mthibaud@beesbusy.com

Tel : 06 46 23 90 01

Gestion de projets : un triangle d’or pour gérer le temps… et ainsi gérer les coûts

La gestion de projets est-elle en train de vivre sa révolution ? Jusqu’à présent, dans tous les domaines d’activité (BTP, Management, RH, Informatique…), les Maîtres d’Ouvrage/les Maîtres d’Oeuvre et les exécutants se sont focalisés sur un point fondamental : la maîtrise des coûts.

La plupart des outils existants ne prennent d’ailleurs en compte que cet unique paramètre. Certaines innovations favorisent également la qualité des projets mais il y a toujours le couperet du budget à ne pas dépasser.

Or en pratique, ce mode de fonctionnement n’est pas du tout efficace !

Se focaliser uniquement sur la maîtrise des coûts revient à avoir une démarche bancale qui empêche de gérer correctement un projet.

Claude Rivoiron, un Ingénieur CNAM qui a géré des projets importants et complexes, rappelle les contraintes du triangle d’or qui relie étroitement trois notions : la qualité, le coût… mais aussi le délai !

De plus, l’importance de la contrainte du triangle d’or est confirmée par l’incident survenu à la SNCF. Il montre qu’une analyse exhaustive est nécessaire pour prévoir, en cas de risques possibles, de solutions de substitution pour agir au plus tôt. Oui, la maîtrise de la notion temps est impérative.

Claude précise :

Pour conserver la qualité attendue du projet, il est indispensable de comprendre que les notions de coût et de délai sont liées entre elles et interdépendantes : chaque dépassement du temps va provoquer un dépassement des coûts.

La notion temps, jusqu’alors relativement méconnue, doit désormais être prise en compte à chaque étape du déroulement des différents types de projets. Elle est même l’élément le plus important de la gestion du projet !

Concrètement, cela signifie qu’il faut l’intégrer lors des études successives de la mise au point en maîtrise d’ouvrage jusqu’à leur réalisation par un exécutant.

L’objectif est désormais :

D’analyser le projet pour établir un planning prévisionnel opérationnel
De mettre en place un suivi tout au long du projet pour détecter les retards et anticiper les conséquences
De prendre au plus tôt les dispositions qui s’imposent pour maîtriser les coûts en rattrapant tout ou partie des retards.

Guidé par l’envie de transmettre le fruit de son expérience, Claude Rivoiron a élaboré des outils pragmatiques qui permettent de garder la maîtrise du facteur temps.

Pour savoir quoi faire et comment, il propose ainsi deux livres : le premier destiné aux Maîtres d’ouvrage et Maîtres d’œuvre, le second aux Exécutants du projet.

De plus, son logiciel Ecoplanning présente des possibilités spécifiques qui faciliteront ces démarches et répondront aux besoins des utilisateurs, notamment en matière de suivi opérationnel.

Tout simplement parce que le temps, c’est de l’argent !

Des moyens concrets d’agir pour savoir quoi faire et comment

Toutes les solutions et démarches élaborées par Claude Rivoiron ont été testées et réalisées au niveau opérationnel.

Un livre pour les Maîtres d’ouvrages et les Maîtres d’oeuvre

En Maîtrise d’Ouvrage, un projet est un ensemble qui se décompose en plusieurs étapes liées entre elles.

Ainsi, il y a plusieurs débuts et plusieurs fins à gérer : pour chaque étude successive préalable permettant de définir et d’affiner le projet, un accord est requis afin de pouvoir passer à l’étude suivante.

Or lorsqu’il s’agit d’une Maîtrise d’Ouvrage publique, ces accords ne sont donnés qu’à des dates fixes. Par conséquent, tout retard initial de quelques jours à une date donnée décale de façon importante le début de l’étude suivante. Au final, les délais ne sont donc plus du tout respectés et les coûts explosent.

Grâce au livre de Claude Rivoiron, les Maîtres d’Ouvrage et les Maîtres d’Oeuvres pourront établir des documents qui permettront à une majorité d’utilisateurs d’obtenir rapidement un planning prévisionnel s’accordant parfaitement avec leurs objectifs.

De plus, afin d’exécuter un véritable suivi, il est possible d’y incorporer des repères afin :

d’effectuer une comparaison entre l’exécution prévisionnelle et réelle
d’anticiper les conséquences notamment lorsque des retards sont intervenus depuis le début du projet
et de pouvoir rapidement y apporter des actions correctives.

L’exécutant pourra d’ailleurs intégrer ces repères dans son propre planning d’exécution et indiquer, lors de la remise de situation, les informations concernant les écarts intervenus mais aussi leur valeur et le cas échéant les propositions à appliquer pour résorber tout ou partie du retard.

Un livre pour les Exécutants

Cet ouvrage présente :

les notions de base pour bien utiliser les logiciels de gestion de projets
une explication détaillée pour apprendre à analyser les différents types de projets
les solutions pour atteindre les objectifs et mettre en place un planning prévisionnel adapté : il s’agit d’effectuer un suivi du déroulement du projet, d’anticiper les conséquences en cas de retards, et de prendre les dispositions nécessaires pour les résorber

Le planning prévisionnel pourra être complété en rajoutant des repères pour réagir vite et bien s’il y a un décalage constaté entre l’exécution prévisionnelle et réelle. Les corrections doivent en effet être apportées au plus tôt.

Le logiciel Ecoplanning pour tous les acteurs de la gestion de projet

Très simple à utiliser, le logiciel de gestion de projets Ecoplanning présente des fonctionnalités innovantes et intéressantes pour maîtriser facilement la notion temps du déroulement de différents types de projets.

En quelques clics, il est notamment possible d’effectuer les démarches suivantes :

la saisie des données d’un projet et leur ordonnancement à partir d’un seul écran,
l’obtention de plusieurs visualisations de planning d’un projet pour répondre aux besoins des utilisateurs et des plannings avec plusieurs tâches sur la même ligne,
le suivi opérationnel pour maîtriser le déroulement des projets afin de recaler un nouveau planning si nécessaire.

Pour commander le logiciel, il suffit d’envoyer un email à Claude Rivoiron via son site web EcoPlanningTime.fr.

A propos de Claude Rivoiron

Claude Rivoiron est Ingénieur CNAM diplômé de la Faculté de Dauphine et du CPA de Paris.

Habitué à gérer des projets importants et complexes durant son expérience professionnelle, il a pu constater le manque d’outils dont les maîtres d’ouvrages et les exécutants disposent pour appréhender la gestion opérationnelle du temps.

Claude confirme :

Les professionnels qui font de la gestion de projet (BTP, Management, RH, Informatique…) ont beaucoup de mal à maîtriser le délai du déroulement des projets et à anticiper les difficultés susceptibles de survenir.

Il a donc décidé de leur proposer des solutions concrètes pour les aider à bien gérer la notion temps pour différents types de projets.

De plus, sur son site EcoPlanningTime.fr, Claude met gratuitement à la disposition de tous des informations concernant la maîtrise des délais telles que des notes d’information mais aussi des vidéos d’initiation (démystifier la gestion de projet, établir l’ébauche d’un projet professionnel….)

En savoir plus

Site web : http://www.ecoplanningtime.fr/

Le livre Maîtriser le délai de vos projets : le coût : https://www.amazon.fr/dp/B077NCYLNR

Le livre Maîtres d’ouvrage dans vos projets coût et délai sont liés : https://www.amazon.fr/dp/B077PWL6X1