Urbest : le logiciel applicatif qui révolutionne l’organisation des établissements scolaires

La communication est très souvent mentionnée comme indispensable pour toutes les organisations. Généralement, la communication externe est mise en valeur car elle a pour objectif de valoriser l’établissement en faisant croître sa notoriété ou encore en travaillant sur sa réputation. Mais la communication interne et plus particulièrement la communication entre équipes joue un rôle majeur dans la bonne organisation de l’entreprise et dans le vivre ensemble. L’absence de prise en considération de l’importance de la communication interne dans la collaboration provoque des conséquences qui peuvent coûter cher.

En effet, ne pas ou mal communiquer au sein d’un établissement occasionne une perte significative d’engagement lié à la baisse de productivité. Sans oublier que les acteurs voient leur motivation impactée par le manque de reconnaissance pour leur travail harassant alors qu’ils n’ont juste pas eu les bonnes informations au bon moment.

C’est ce qui passe généralement au sein des collèges, lycées et universités. Le responsable de maintenance n’a pas en sa possession les informations nécessaires pour tracer où et quand ont été effectuées les interventions. Pour les usagers (lycéens, enseignants et personnels administratifs), même constat : ils n’ont aucune visibilité sur la progression de leurs demandes transmises parfois par mail, parfois à l’oral. Un véritable casse-tête pour l’intendance qui ne dispose d’aucun suivi et d’aucune visibilité sur les réels besoins des services de l’établissement scolaire. Difficile alors d’anticiper les budgets de fonctionnement ou de travaux.

Le logiciel applicatif Urbest est LA solution simple d’utilisation et 100% efficace pour lutter contre le manque d’organisation au sein des établissements scolaires. Urbest permet en effet de communiquer facilement et de coordonner les intervenants tout en bénéficiant du suivi de la progression des interventions et de la satisfaction des usagers. Zoom sur l’innovation Urbest, qui est déjà utilisée par plus de 200 établissements en France.

Urbest : simplifier la maintenance et le fonctionnement des établissements scolaires

L’application web ou mobile Urbest permet aux usagers de transmettre, via un système de tâche collaborative, leurs demandes et besoins aux agents de maintenance. Ceux-ci voient ainsi leur charge de travail structurée. Ils gagnent du temps grâce aux notifications et au tableau de bord. D’autre part, le rapport de gestion automatisé en temps réel profite aux différents intervenants.

Cette innovation 2.0, disponible sur l’interface du site internet, sur IOS et Android, apporte des résultats significatifs en très peu de temps : réactivité accrue de 50%, productivité de + 20% (relance évitée) et condition de travail améliorée pour les équipes de maintenance qui comptabilisent en moyenne 6 à 8 demandes clôturées par jour tout en gagnant une heure de travail.

La section analytique fournit sur un tableau de bord, indiquant par exemple le nombre de demandes réalisées par secteur, l’évaluation de la satisfaction ou encore la réactivité des intervenants permet de dégager simplement les axes d’améliorations à privilégier. Ainsi, l’intendance peut allouer son budget en connaissance de cause et en adéquation avec les réels besoins de l’établissement scolaire.

Au revoir au process infructueux et bonjour à la collaboration facile

Le logiciel Urbest est entièrement personnalisable et collaboratif. Le collège, le lycée ou encore l’université paramètrent en amont les différentes catégories de services d’intervention (sécurité, propreté, rénovation, parc informatique, cantine, matériel sportif etc.). Les usagers peuvent alors déposer en toute simplicité leurs demandes et en suivre l’avancement. Les gestionnaires supervisent et orchestrent les tâches pour que les agents réalisent les interventions dans les plus brefs délais.

C’est aussi simple que ça ! Le tout sur une interface claire avec vue détaillée et indicateurs de performance. De plus, le lancement d’un établissement se fait qu’en 1h15.

Un tableau de bord qui change la vie

Urbest permet de visualiser en temps réel la vie de l’établissement scolaire : demande en cours, en attente, les demandes à honorer ou à décliner. L’agent bénéficie d’une demande détaillée par l’émetteur avec description, localisation, photo, contact et un fil de discussion regroupe les personnes concernées.

Les demandes sont organisées en fonction de leur avancement ou peuvent être triées en fonction des priorités sur le calendrier d’interventions. Deux filtres sont disponibles pour organiser la charge de travail : un filtre par secteur qui permet d’évaluer la charge de travail pour chacun d’eux et un filtre par intervenant qui permet de préparer la journée de travail des membres de l’équipe de maintenance.

Des notifications et un fil d’actualité pour une communication optimisée

Urbest possède une fonctionnalité « notifications » qui permet, par mail ou par notifications push :

Aux intervenants d’être notifiés lors de la création d’une nouvelle demande ;
Aux émetteurs d’être notifiés de la progression de leur demande.

De plus, un fil d’actualité de l’établissement est tenu à jour pour que toutes les informations parviennent à ses destinataires. Les évolutions du tableau de bord depuis la dernière connexion deviennent donc inratables ! De plus, il est possible de partager une demande à un intervenant extérieur lors de travaux ou d’un sinistre par exemple.

Check-list et reporting pour optimiser son temps

Urbest permet de se créer une check-list des tâches à accomplir et/ou à vérifier durant sa journée ou sa semaine de travail. Les check-lists sont modifiables et paramétrables à volonté selon les éléments à mettre en avant. Leurs items peuvent être transformés après inspection pour être dirigés directement vers le tableau de bord ou le calendrier de tâches planifiées.

Un reporting mensuel est automatiquement généré pour accroître la connaissance de l’activité et des besoins de l’établissement scolaire afin d’anticiper les prochaines interventions et le budget.

À propos du groupe Urbest et de son cofondateur Hugo Gervais

Hugo Gervais est un homme passionné par le progrès, l’apprentissage et le partage entre collaborateurs qui s’épanouit aujourd’hui dans le développement de sa start-up Urbest.

Hugo a suivi des études d’économie et de finance au sein des universités Paris-Sorbonne et Paris Dauphine de 2006 à 2010. Il a ensuite commencé sa carrière professionnelle en travaillant pour Engie (anciennement GDF SUEZ) dans le domaine de la fusion acquisition pendant 6 ans. Son job consistait à gérer les acquisitions de société en Europe et en Amérique tout en effectuant le suivi de financement des divers projets. Au total, il a participé à pas moins de 15 transactions pour un montant total de 1,1 milliard.

En 2014, Hugo change de voie et s’investit durant 2 ans dans le développement de trois start-ups collaboratives spécialisées dans la logistique de transport de produits alimentaires haut de gamme, la collecte d’objets destinés aux encombrants et le financement participatif dans l’énergie. Il retiendra de cette expérience l’importance du choix du cofondateur ainsi que l’intérêt d’internaliser une équipe de développeurs informatiques et l’importance de la communication interne pour une organisation.

En 2016, lors d’une conversation avec un ami autour d’une bière dans un pub de Londres, Hugo évoque l’urgence de collecter les demandes des habitants pour fluidifier la gestion des services entre les citoyens et la ville. Son ami, et futur cofondateur, crée en 15 jours un prototype d’application permettant de transmettre ses demandes et d’en suivre la progression. Il ne manquait plus qu’un nom à ce nouveau concept : Urbest.

La start-up connaît dès lors une croissance sans précédent. Premier client en avril 2017 pour la gestion d’un immeuble à Issy-les-Moulineaux. Grâce au succès de l’appli Urbest, de nombreux contrats viennent s’ajouter au carnet de commandes : un architecte pour la gestion de ses projets de rénovation puis la région Normandie pour la gestion des hôtels puis des lycées de la région.

Aujourd’hui, Urbest est déployé en France, en Belgique, au Royaume-Uni et au Brésil pour des entreprises et établissements de tous secteurs qui ont un fort besoin de coordination de leurs pôles de maintenance et de logistique.

Urbest a su simplifier la vie des collaborateurs grâce à la technologie !