Quel est le bon timing pour relancer les journalistes ?

    

Envoyer un bon communiqué de presse est le B.A BA des relations presse si vous voulez obtenir des retombées médiatiques. Mais en soi, la plupart du temps, cela ne suffit pas si vous n’avez pas prévu de relances.

Il y a pire : relancer ne sert pas à grand-chose si vous n’adoptez pas le bon timing ! En effet, avec les médias, il faut adopter une stratégie pro-active. Si vous patientez, comme vous pouvez le faire avec certains de vos prospects dans une démarche commerciale, votre CP risque de faire un flop.

Voici comment procéder pour générer un maximum de résultats et réussir vos campagnes de presse :

Pendant la campagne, il faut déjà agir !

Il y a deux éléments à prendre en compte.

Le nombre d’envois du communiqué de presse

Si vous n’avez pas de réactions des journalistes suite à l’envoi initial de votre CP, ne paniquez pas. Cela ne veut pas forcément dire que votre communiqué de presse est mauvais. Il a simplement pu se perdre dans le flot important d’emails que les journalistes reçoivent tous les jours.

Vous recevrez parfois des réponses immédiatement mais, dans tous les cas, partez du principe que vous n’avez pas tiré le meilleur parti de votre communiqué si vous vous contentez d’un seul envoi.

Nous préconisons d’envoyer 3 fois chaque CP pour lui donner de la visibilité et s’assurer qu’il n’est pas tombé aux oubliettes.

Les relances par téléphone

La relance téléphonique n’est pas indispensable mais elle est très souvent pertinente :

  • pour démultiplier le nombre d’opportunités de publications/interviews/reportages ;
  • pour construire une relation de confiance, durable et positive, avec les journalistes ;
  • pour avoir un excellent ROI.

Mais là encore, vous ne pouvez pas vous contenter d’un “one-shot” si vous voulez avoir de bons résultats. Nous recommandons d’appeler au moins 2 fois une sélection de journalistes.

Vous recevez une réponse : comment réagir ?

Les journalistes qui vous contactent peuvent vous envoyer différents types de demandes :

  • un message manifestant leur intérêt ;
  • une demande d’interview ;
  • une proposition de chronique ;
  • une demande d’échantillon ou d’un exemplaire de votre livre ;
  • une demande de visuels en haute définition ;
  • une demande de dossier de presse ;

Même si vous répondez rapidement (de préférence immédiatement ou le jour même), il arrive souvent qu’ils ne donnent plus suite. Là encore, il est inutile de vous sentir personnellement visé. Ils sont probablement débordés et ont oublié de vous recontacter.

Dans ce cas, il n’y a qu’une seule action à mettre en place : vous devez les relancer. Ce n’est pas une option facultative, il FAUT vraiment le faire.

Oubliez votre timidité, votre réserve et vos doutes et agissez. N’ayez aucune crainte, les journalistes ne se formaliseront pas de votre relance. Bien au contraire : tant que vous êtes cordial et professionnel, ils apprécieront que vous preniez contact avec eux pour poursuivre l’échange que vous avez entamé. Dites-vous bien que s’ils ont pris le temps de vous solliciter, c’est que votre information a éveillé leur curiosité.

Un délai ultra-court pour relancer

Les journalistes reçoivent parfois 100 communiqués de presse par jour et ils sont en contact avec beaucoup de gens.

Il y a donc une règle d’or à respecter absolument : battez le fer tant qu’il est chaud ! Si vous attendez sagement, ce sont d’autres entreprises qui bénéficieront des retombées médiatiques et votre communiqué de presse sera oublié.

Le timing de relance doit toujours être très serré :

  • envoyez d’abord une première relance par e-mail 1 à 2 jours après leur réponse et la vôtre ;
  • si elle ne suffit pas, prévoyez ensuite une relance par téléphone.

Être bien préparé aux échanges avec les journalistes

Au vu des explications ci-dessus, vous comprendrez qu’il est indispensable de prévoir d’être disponible suite à l’envoi d’un communiqué de presse. Si vous craignez de ne pas répondre assez vite, il est sans doute préférable de choisir un contact presse qui se chargera de cette tâche. Il peut s’agir d’un de vos collaborateurs ou de notre agence de relations presse.

De plus, pour vous aider à savoir quoi dire lors de la première prise de contact par téléphone, nous vous proposons une formation aux relations presse individuelle et personnalisée. D’une durée de 30 à 45 minutes, elle vous permet d’apprendre la meilleure façon d’aborder les journalistes, ce qu’il faut dire et ce qu’il vaut mieux taire, et les bonnes pratiques pour optimiser chacune de vos campagnes RP.

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