Savez-vous que la réussite d’un séminaire ou d’un événement d’entreprise ne se mesure pas seulement à la qualité de son contenu ? Pour assurer une ambiance propice à l’apprentissage et à l’interaction entre les participants, il y a d’autres critères qui s’avèrent déterminants, comme le choix du lieu.
Ainsi, pour optimiser le retour sur investissement, surtout dans cette période de crise, chaque détail compte et les entreprises n’ont pas le droit aux faux pas.
Le secret pour éviter les erreurs ? Avoir une organisation irréprochable avant, pendant et après le Jour J !
D’où l’intérêt du livre blanc “Organisez un événement d’entreprise inoubliable : Les secrets d’une réussite garantie !” publié par Château Saint Louis, un domaine familial offrant une architecture unique pour vivre une merveilleuse expérience autour du vin.
Riche en informations et en conseils pratiques, il donne tous les outils nécessaires pour planifier, coordonner et exécuter un événement professionnel inoubliable.
Voici un aperçu des conseils à suivre issus de ce livre blanc à mettre entre toutes les mains.
14 conseils pour réussir un séminaire ou un événement d’entreprise
Avant
1) Définir les objectifs : Que souhaitez-vous accomplir grâce à ce séminaire ou cet événement ? Voulez-vous renforcer la cohésion de l’équipe, présenter un nouveau produit, organiser une formation, etc. ?
2) Choisir le lieu et la date. Par exemple, si le but est d’offrir un lieu atypique et unique, un domaine viticole avec une salle de réception est la solution idéale.
3) Établir un budget cohérent en fixant un montant global pour l’événement, établissant une liste de toutes les dépenses, évaluant chaque coût individuel, répartissant les dépenses par ordre de priorité, et en établissant une marge de manœuvre pour les dépenses imprévues ou les coûts supplémentaires.
4) Élaborer le programme de l’événement. Il doit être clair, détaillé et adapté aux objectifs que vous avez définis au préalable. Il doit inclure les différentes sessions, les pauses, les activités et les présentations.
5) Préparer les supports et les équipements techniques, tels que les présentations PowerPoint, les ordinateurs, les vidéoprojecteurs, les écrans, etc. Il est également important de vérifier que tout fonctionne correctement avant le jour de l’événement.
Pendant
6) Créer une ambiance propice à l’apprentissage. Il est essentiel de choisir un lieu de qualité qui favorise la concentration et l’écoute. Il est également important de penser aux détails qui peuvent contribuer à créer une atmosphère agréable, comme la décoration, l’éclairage, la musique d’ambiance et les collations.
7) Planifier les activités afin que le séminaire ou l’événement d’entreprise soit bien structuré et efficace. La planification doit inclure des pauses régulières pour permettre aux participants de se détendre et de socialiser, ainsi que des activités interactives pour stimuler l’apprentissage.
8) Assurer une bonne gestion du temps. Les organisateurs doivent veiller à ce que chaque activité soit menée dans les délais impartis et à ce que les pauses soient respectées pour éviter la fatigue des participants.
9) Établir une stratégie d’interaction avec le public. Elle peut inclure des activités de groupe, des exercices de mise en situation et des questions/réponses.
10) Évaluer les résultats. Cela peut inclure des enquêtes auprès des participants pour recueillir leurs commentaires et leurs suggestions d’amélioration. Les organisateurs peuvent également analyser les données de participation et les résultats des objectifs établis pour évaluer la réussite de l’événement.
Après
11) Faire le bilan. Il s’agit de mesurer le succès de l’événement, de voir ce qui a bien fonctionné ou pas. Les participants peuvent notamment remplir un questionnaire pour partager leurs impressions.
12) Analyser les résultats pour comprendre les points forts et les points faibles, mais aussi apporter des améliorations pour l’avenir.
13) Déterminer les actions à mettre en place pour le futur. Par exemple, si les participants ont apprécié la visite du domaine viticole et la dégustation des vins, vous pouvez proposer ces activités pour vos prochains événements. De plus, si vous avez reçu des commentaires négatifs sur certains aspects de l’événement, vous pouvez travailler pour les améliorer à l’avenir.
14) Mesurer le retour sur investissement en intégrant l’ensemble des coûts, y compris ceux liés à la location de la salle de réception, les frais de transport, les frais de nourriture et de boisson, ainsi que les coûts liés à l’organisation de l’événement.
Le Château Saint Louis : un domaine familial à l’architecture unique
Le Château Saint Louis est situé à Labastide-Saint-Pierre, au cœur d’un vignoble de 35 hectares. L’architecture du domaine allie tradition et modernité, brique de terre cuite toulousaine et inspirations perses. Elle est le fruit de l’imagination d’Ali Mahmoudi, brutalement décédé en 2018, qui y a consacré toute sa vie.
Le caractère unique de l’architecture du Château Saint Louis lui a valu d’être le lieu de tournage de la finale régionale de l’émission de M6 La Meilleure Boulangerie de France en 2016.
Avec ses vignes, ses intérieurs luxueux et son jardin enchanteur, le Château Saint Louis est devenu avec le temps bien plus qu’un domaine viticole : c’est un lieu d’accueil et de convivialité, dans lequel se déroule chaque année de nombreux mariages et séminaires d’entreprise.
L’équipe du Château met en œuvre tous les moyens financiers et humains pour produire les meilleurs vins et organiser les meilleurs événements possibles. La qualité des prestations du domaine lui ont permis d’obtenir de nombreuses certifications prestigieuses, dont celle du Collège culinaire de France, Qualité tourisme, Vigneron indépendant, Bio et Bienvenue à la ferme.
Un lieu polyvalent pour les séminaires d’entreprise
EDF, Astrium, T System, Delta Airlines et de nombreuses entreprises ont déjà été séduites par le cadre exceptionnel du Château Saint Louis. Paisible et serein, il invite au travail, à la créativité et à la concentration.
Les salles de séminaire du Château peuvent accueillir jusqu’à 180 personnes. La salle du conseil est équipée d’un rétroprojecteur et donne sur une terrasse en hauteur surplombant le domaine. Cette salle peut être configurée en théâtre pour recevoir jusqu’à 40 personnes, ou en U pour 20 personnes. Polyvalents, les espaces conviennent aussi bien aux conférences et aux formations qu’aux réunions d’affaires et aux séances de travail en groupe.
Le Château Saint Louis propose également aux entreprises une gamme de formations sur mesure sur le thème du vin : initiations à la dégustation, animations œnologiques, visites viticoles et dîners dégustation. Ainsi, en juin 2023, il a eu l’honneur d’accueillir le premier événement de François Rodriguez Benosman en collaboration avec Foodies Connexion : 65 personnes de 15 nationalités différentes se sont réunies au domaine pour découvrir l’univers du vin.
Une belle aventure familiale
Le Château Saint Louis a été fondé en 1991 par Ali et Marie-Cécile Mahmoudi, qui ont souhaité créer un lieu à l’architecture exceptionnelle mêlant culture perse et locale en démocratisant l’accès aux grands vins. « Dès l’origine, mon père a tout fait pour que tout soit visitable et que rien ne soit caché. Il voulait rendre les grands vins accessibles à tous », raconte Benoit Mahmoudi.
En 2008, le Château devient le premier domaine bio de l’appellation AOC Fronton. Dix ans plus tard, son fondateur Ali Mahmoudi décède brutalement. Pendant ses derniers moments, il a confié à Benoit qu’il souhaitait plus que tout que son œuvre perdure.
Benoit décide alors de reprendre le domaine familial, aidé par sa mère et Sylvie, la responsable de production qui était depuis plus de 20 ans le bras droit d’Ali.
Un nouveau propriétaire pour le domaine
Benoit a baigné depuis l’enfance dans le milieu du vin, mais il a d’abord choisi une autre voie professionnelle. Après des études d’ingénieur puis de commerce à l’ESCP, il a travaillé dans le conseil en stratégie chez Oliver Wyman et a occupé plusieurs postes dans l’industrie, notamment chez les laboratoires Urgo, Générali et Cegid.
Pour financer le développement du domaine, Benoit lance en 2020 une activité de consultant en stratégie en freelance. Il profite ensuite de la crise sanitaire pour réaliser de gros travaux de rénovation dans la salle de réception, qui est désormais entièrement équipée PMR. En mars 2023, sa mère décède brutalement, le laissant seul à la tête du domaine.
Aujourd’hui, Benoit souhaite rendre le domaine autonome et afin d’autofinancer les innovations, le développement à l’international et les investissements nécessaires pour toujours améliorer ses vins et créer de nouvelles cuvées. Il ambitionne également de développer les services de réception du domaine et de finaliser le projet de distillation initié par son père.
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