Dans la formation professionnelle, l’automatisation est devenue omniprésente. Logiciels de gestion, workflows intelligents, intelligence artificielle : les promesses d’optimisation se multiplient. Pourtant, sur le terrain, une réalité demeure inchangée : l’administratif ne disparaît pas.
Conventions, convocations, relances, émargements, audits Qualiopi, archivage des preuves… Derrière les outils, il reste toujours des tâches à réaliser, des vérifications à effectuer et une conformité à maintenir au quotidien.
Face à cette réalité, Teetche fait un constat simple : les organismes de formation n’ont pas seulement besoin d’un logiciel. Ils ont besoin d’une solution administrative capable de prendre réellement en charge le travail.
C’est pourquoi Teetche développe un modèle hybride unique : une plateforme de gestion de formation associée à un service de sous-traitance administrative humaine directement intégré au logiciel.
L’objectif : permettre aux organismes de formation de déléguer concrètement une partie de leur administratif tout en conservant une traçabilité complète et une conformité sécurisée.
Une sous-traitance administrative humaine directement intégrée au logiciel
Contrairement aux approches reposant uniquement sur l’automatisation ou l’intelligence artificielle, Teetche assume une approche plus pragmatique : certaines tâches administratives nécessitent toujours une intervention humaine.
La solution propose ainsi un modèle de sous-traitance administrative où un agent intervient directement dans l’espace Teetche de l’organisme de formation pour prendre en charge différentes opérations administratives.
Cette prise en charge concerne notamment :
- la gestion des apprenants et prospects ;
- les inscriptions en formation ;
- l’organisation des sessions ;
- la génération des documents administratifs ;
- l’archivage des dossiers ;
- certaines relances administratives ;
- le suivi documentaire lié à Qualiopi ;
- l’organisation des preuves et éléments de conformité.
Toutes les actions sont réalisées directement dans le logiciel Teetche, garantissant :
- une traçabilité complète ;
- une organisation centralisée ;
- un historique clair des actions ;
- une conformité Qualiopi sécurisée.
Teetche ne se positionne donc pas uniquement comme un outil SaaS, mais comme une véritable solution administrative pour les organismes de formation, capable d’associer technologie et ressources humaines opérationnelles.
Une automatisation qui atteint ses limites
La transformation du secteur de la formation, portée par les financements publics et les exigences de certification comme Qualiopi, a profondément modifié les pratiques.
Chaque action doit désormais être tracée, documentée et archivée. Cette logique de preuve continue s’est imposée comme une norme.
Mais si les outils se sont multipliés, et que l’intelligence artificielle ouvre de nouvelles perspectives, ils n’ont pas supprimé la charge administrative. Ils l’ont souvent déplacée :
- paramétrage des logiciels ;
- contrôle des données ;
- vérification des dossiers ;
- gestion des écarts ;
- traitement des oublis ;
- suivi de conformité.
Résultat : même automatisé, l’administratif continue de mobiliser une part importante du temps des équipes.
Une charge administrative devenue structurelle
Les retours terrain confirment cette évolution.
Sur 170 professionnels interrogés :
- près d’un tiers consacre plus de 50 % de son temps à des tâches administratives ;
- une part significative dépasse les 75 %.
Ce temps est mobilisé par des activités devenues incontournables :
- constitution des dossiers ;
- suivi documentaire ;
- préparation des audits ;
- gestion des justificatifs ;
- conformité Qualiopi ;
- archivage réglementaire.
Dans un environnement financé majoritairement par des fonds publics, ces exigences structurent désormais toute l’activité des organismes de formation.
Le vrai problème : la charge mentale administrative
Au-delà des tâches elles-mêmes, c’est surtout une charge mentale continue qui s’installe.
Les équipes doivent en permanence :
- anticiper les contrôles ;
- vérifier la conformité ;
- éviter les erreurs ;
- suivre des procédures complexes ;
- gérer plusieurs outils simultanément.
Même avec des logiciels performants, une grande partie de la responsabilité reste humaine.
C’est précisément sur ce point que Teetche choisit d’aller plus loin : proposer non seulement des outils, mais également une capacité opérationnelle de prise en charge administrative.
Teetche, un modèle hybride pour traiter le problème à la racine
Lancée en 2024, Teetche développe une approche hybride combinant :
- un logiciel de gestion de formation tout-en-un ;
- et une offre de sous-traitance administrative humaine intégrée.
L’objectif n’est plus seulement d’aider les organismes à mieux gérer leur administratif, mais de leur permettre de déléguer réellement certaines tâches lorsque la charge devient trop importante.
Ce modèle permet notamment de :
- réduire concrètement la charge mentale ;
- limiter les risques d’erreurs ;
- sécuriser la conformité Qualiopi ;
- structurer les dossiers ;
- recentrer les équipes sur la pédagogie et le développement de l’activité.
Un logiciel pensé pour centraliser toute l’activité administrative
La plateforme Teetche couvre l’ensemble du cycle de formation, de l’inscription à l’archivage, avec une logique simple : intégrer la conformité directement dans le flux de travail.
Trois blocs structurent la solution :
1. Traçabilité et conformité
Émargements numériques, signatures électroniques, évaluations, export du BPF : les preuves sont générées au fil de l’activité, sans traitement différé.
2. Opérations de formation
Génération automatique de documents, planification, relances, extranet apprenants, archivage centralisé : l’administratif est standardisé et fluidifié.
3. Pilotage et relation
CRM, devis, facturation, suivi qualité, statistiques, catalogue public : une vision globale pour piloter l’activité sans multiplier les outils.
Une vision claire : rendre l’administratif enfin supportable
Le projet est porté par Gustave Burguet et Mathieu Chevalier, aux parcours complémentaires entre formation, technologie et innovation.
Leur conviction : l’administratif ne peut plus être traité uniquement par des promesses d’automatisation.
Dans la formation, on parle beaucoup de qualité pédagogique. Nous, on s’attaque à l’autre moitié du problème : faire en sorte que l’administratif devienne enfin discret, fiable… et qu’il ne repose plus entièrement sur les équipes.
Gustave Burguet, cofondateur et président de Teetche
Avec cette approche hybride, Teetche cherche à repositionner la technologie à sa juste place : un outil puissant, mais renforcé par une prise en charge humaine capable d’absorber réellement la charge administrative lorsque cela devient nécessaire.
En savoir plus
Site web : https://teetche.com/
LinkedIn : https://www.linkedin.com/company/teetche/
